Het Keurmerkinstituut verleent het HKZ-keurmerk aan instellingen in de sectoren zorg en welzijn die voldoen aan de hiervoor geldende kwaliteitscriteria. Het Keurmerkinstituut heeft een overeenkomst met de Stichting HKZ om dit keurmerk te mogen verlenen (HKZ certificeert namelijk niet zelf).

Gefaseerd certificeren
Keuringsprocedure
Waarom het Keurmerkinstituut

Raadpleeg ook ons volledige dienstenaanbod voor de sectoren zorg en welzijn, waar onder diverse opleidingen. Vraag een vrijblijvende offerte aan voor een (pre-)audit van uw kwaliteitssysteem, al dan niet gefaseerd.

Een instelling die de opbouw van het kwaliteitssysteem nog niet heeft afgerond, kan het HKZ-certificaat in fasen verwerven. Fase 1 houdt in dat de zorg aan de cliënt (het primaire proces) is gedefinieerd en dat een cliëntentoets wordt uitgevoerd. Bij de toetsing van fase 1 kijkt het Keurmerkinstituut bovendien of het management het certificeringstraject onvoorwaardelijk steunt en een voorbeeldfunctie vervult. Bij fase 2 heeft het kwaliteitssysteem zijn vorm gekregen, maar moeten er nog wat punten op de i gezet worden. Voorbeelden van deze punten zijn dat er nog niet overal indicatoren voor benoemd zijn of dat er nog niet op alle punten een interne audit uitgevoerd wordt. Ook wordt er nog niet structureel gemeten en verbeterd. In fase 3 kan het HKZ-certificaat worden verleend: de organisatie beschikt over een werkend kwaliteitssysteem dat volledig is doorgevoerd in de organisatie. Vooralsnog gelden er geen termijnen voor het doorlopen van de verschillende fasen, maar dat kan nog veranderen.

Midden 2008 is gefaseerd certificeren mogelijk voor de sectoren Thuiszorg, verpleging en verzorging, en Gehandicaptenzorg; mogelijk volgen andere sectoren, maar hiermee is nog geen begin gemaakt. Meer informatie over gefaseerd certificeren kunt u opvragen door een mail met uw adresgegevens te sturen naar hkz@keurmerk.nl.

Een andere manier om tussentijds de balans op te maken is het laten uitvoeren van een nulmeting of pre-audit. Dit geeft snel en voordelig inzicht in de stand van zaken, zodat u het kwaliteitssysteem doelgericht kunt voltooien. Een nulmeting/pre-audit voorkomt dat u te ver doorgaat in een verkeerde richting, en motiveert uw medewerkers om energiek door te gaan.

Bij de fasen 1 en 2 van een gefaseerde HKZ-audit (= keuring) wordt slechts een deel van de HKZ-criteria getoetst. Fase 3 staat gelijk aan een volledige HKZ-audit. De gang van zaken bij een volledige audit is als volgt.

De audit begint met het documentenonderzoek; dit is het onderzoek van de documenten die gezamenlijk het kwaliteitssysteem van de aanvragende instelling beschrijven. Hiertoe bestudeert het Keurmerkinstituut alle schriftelijk vastgelegde uitgangspunten, handboeken, procedures, en vraagt waar nodig om toelichting. Het documentenonderzoek wordt afgerond met een tussentijdse beoordeling, waarna de instelling gelegenheid krijgt eventuele tekortkomingen te herstellen.

Vervolgens wordt op locatie onderzocht of het kwaliteitssysteem daadwerkelijk naar behoren functioneert. Dit deel van de audit wordt implementatieonderzoek genoemd. Het Keurmerkinstituut controleert niet alleen of de beloftes aan de klanten worden gerealiseerd, maar ook of gewaarborgd is dat de geleverde kwaliteit aan zekere minimumeisen voldoet. Beide invalshoeken maken deel uit van de HKZ-beoordelingscriteria. Het auditteam bespreekt de bevindingen met de aanvrager, die waar nodig aanvullende actie kan ondernemen. Bij kleine manco's is daarna meestal geen aanvullende audit nodig, bij grotere tekortkomingen kan dit wel nodig zijn. Waar nodig geeft het Keurmerkinstituut gelegenheid de geconstateerde verbeterpunten alsnog op peil te brengen, waarna het HKZ-keurmerk kan worden uitgereikt. Zodra het Keurmerkinstituut overtuigd is dat de instelling aan de HKZ-criteria voldoet, wordt het HKZ-kwaliteitsmerk verleend.

Ook na keurmerkverlening, blijft het Keurmerkinstituut toezicht houden op het kwaliteitsniveau van de instelling. Jaarlijks vindt een globale controle plaats, en elke drie jaar wordt de instelling aan een grondige herkeuring onderworpen. Daarnaast reageert het Keurmerkinstituut op klachten van klanten en andere betrokkenen die haar bereiken. Wijzigingen van goedgekeurde kwaliteitssystemen en/of uitbreidingen van de organisatie mogen pas worden doorgevoerd na toestemming van het Keurmerkinstituut; zonodig vindt eerst aanvullend onderzoek plaats.

Pre-audit
Een aanvrager die (nog) geen volledige audit wil laten uitvoeren, maar wel zijn kwaliteitssysteem op onderdelen wil laten beoordelen, kan een pre-audit laten uitvoeren. Dit is een audit die bijvoorbeeld is beperkt tot één locatie of dienst, of tot het documentenonderzoek. De gang van zaken bij een pre-audit is niet principieel anders dan bij een volledige audit; een certificaat kan echter niet worden verleend. Een tussentijdse beoordeling van het kwaliteitssysteem kan in enkele sectoren ook worden verkregen door gefaseerde certificatie.

Het Keurmerkinstituut heeft een HKZ-licentie en is voor uiteenlopende werkterreinen erkend door de Raad voor Accreditatie, zie het overzicht elders op deze site. Naast het voldoen aan deze basisvoorwaarden biedt het Keurmerkinstituut de volgende extra's aan zijn klanten in de zorgsector.

Brede ervaring
Een groot aantal organisaties kiest voor het Keurmerkinstituut als certificatie-instelling - zie het overzicht van certificaathouders. Onder onze klanten zijn uiteenlopende soorten organisaties vertegenwoordigd, en het aantal medewerkers varieert van minder dan 10 tot meer dan 1000. Naast veel kinderopvangorganisaties, tellen we een snel toenemend aantal instellingen voor zorg en welzijn onder onze HKZ-klanten. Begin 2006 heeft het Keurmerkinstituut diverse proefaudits uitgevoerd ten behoeve van het nieuwe HKZ-Opstapcertificaat in de zorg. Medio 2006 reikte het Keurmerkinstituut het eerste Opstapcertificaat in Nederland uit aan Filadelfia Zorgverlening (www.filadelfia.nl), een instelling voor gehandicaptenzorg in Houten. Begin 2008 reikte het Keurmerkinstituut het eerste HKZ-certificaat op basis van het vernieuwde HKZ-model uit.

Vakinhoudelijke kennis
De vakinhoudelijke inbreng in de auditteams van het Keurmerkinstituut wordt verzorgd door auditoren met ruime managementervaring in de betrokken sector. Samen met de vaste hoofdauditoren vormen zij een selecte groep ervaren auditoren, die zeer praktische feedback geven op uw kwaliteitssysteem. In beginsel wordt na drie jaar één lid van het auditteam vervangen; daarmee bieden we onze klanten een effectieve combinatie van continuïteit en vernieuwing.

Pragmatische benadering
Onze auditteams weten een ontspannen sfeer te creëren, en ze leggen geen nadruk op regeltjes en parafen, maar kijken hoe het echt gaat "op de werkvloer". Ruim voor het implementatieonderzoek ontvangt u het informatieblad Als u wordt geïnterviewd bij een audit. Hiermee kunt u uw medewerkers informeren over het verloop van de audit, hoe ze zich hierop kunnen voorbereiden, wat ze wel en niet horen te weten, e.d. Aan het einde van elke auditdag vat het auditteam zijn bevindingen samen, waarna in goed overleg met het management de verdere gang van zaken wordt bepaald.

Praktische informatie
Enkele malen per jaar krijgen onze klanten per email een nieuwsbrief over de interpretatie van de HKZ-criteria. Recent behandelde onderwerpen zijn:
- hoe ver moeten de interne audits zijn gevorderd voor je het HKZ-certificaat kunt krijgen?
- hoe voer je een goede evaluatie van de documenten van je kwaliteitssysteem uit?
- waaraan moet een directiebeoordeling van het kwaliteitssysteem voldoen?
- hoe kun je voldoen aan de HKZ-eisen voor meet- en bewakingsapparatuur?

Opleiding
Niet exclusief voor klanten, maar wel zeer gewild, is onze training intern auditen voor de sector zorg en welzijn. De docenten zijn zeer ervaren HKZ-auditoren, zodat ook vragen over de interpretatie van de HKZ-criteria tijdens de training kunnen worden beantwoord. Dit maakt de training ook zeer geschikt voor medewerkers die voor het eerst betrokken raken bij het kwaliteitssysteem. Sinds 2003 verzorgen we ook een workshop planning en organisatie van interne audits en een bijscholing intern auditen voor gevorderden.